FAQ BTN e.invoice

Hoe kan ik elektronische facturen ontvangen via BTN e.invoice?
Is BTN e.invoice een wettelijke oplossing voor elektronische facturatie en archivering?
Is PDF via e-mail een wettelijke oplossing voor elektronische facturatie?
Moet ik mijn facturen nog afprinten?
Welke factuur is de wettelijke factuur?
Kan ik mijn boekhouder toegang geven tot de BTN e.invoice?
Hoe lang zijn de wettelijk gearchiveerde facturen beschikbaar?

-----------------------------------------------------------------------------------

 

Hoe kan ik elektronische facturen ontvangen via BTN e.invoice?

De BTN e.invoice toepassing is toegankelijk via de BTN reservatietoepassing en/of BTN Messenger. BTN e.invoice is onmiddellijk klaar voor gebruik. Bovendien is BTN e.invoice volledig gratis voor u. Zowel in de BTN Reservatie toepassing als in de BTN Messenger zal aangeduid worden of er nieuwe documenten voor uw kantoor beschikbaar zijn, met vermelding van de datum en het uur van het meest recente document.

Is BTN e.invoice een wettelijke oplossing voor elektronische facturatie en archivering?

Technologie partner UnifiedPost heeft het BTN e.invoice platform ontwikkeld. UnifiedPost bezit een goedkeuring van de Federale Overheidsdienst Financiën, afdeling BTW-Administratie dat haar oplossing voor elektronische facturatie voldoet aan de wetgeving inzake elektronische facturatie en archivering.
Concreet betekent dit dat een elektronische factuur wettelijk verstuurd en gearchiveerd is wanneer het document voldoet aan 2 vereisten:

1. De autenticiteit moet gegarandeerd zijn. Dit wil zeggen dat de afzender van de factuur de werkelijke afzender is.
2. De integriteit moet gegarandeerd zijn. Dit wil zeggen dat er niets aan de inhoud van de factuur mag veranderd worden tussen het moment van verzending en het moment van ontvangst.

Technologie partner UnifiedPost garandeert beide aspecten, zoals de wet het voorschrijft, door alle facturen te tekenen met een geavanceerde elektronische handtekening. Zo voldoet het BTN e.invoice platform aan de wettelijke vereisten inzake elektronische facturatie en elektronische archivering.

Is de PDF via e-mail een wettelijke oplossing voor elektronische facturatie?

Het volstaat niet om een factuur via e-mail te versturen. Enkel wanneer de PDF getekend is met een geavanceerde digitale handtekening door een bevoegde partij is de elektronische factuur een wettelijke factuur. Zowel de verzender als de ontvanger van een elektronische factuur die niet digitaal getekend is, kunnen hiervoor een boete krijgen. BTN e.invoice heeft UnifiedPost gekozen als bevoegde partij voor het ondertekenen van alle facturen die u ontvangt via BTN e.invoice. Zo bent u er zeker van dat u geen boetes zal oplopen.

Moet ik mijn facturen nog afdrukken ?

BTN e.invoice is een volledig wettelijke oplossing voor elektronische facturatie. De facturen die u ontvangt moet u dus niet afdrukken. De elektronisch getekende PDF factuur is de wettelijke factuur

Welke factuur is de wettelijke factuur ?

U ontvangt verschillende factuurformaten in BTN e.invoice. Voor elke factuur ontvangt u 2 PDF bestanden en een XML bestand. De getekende PDF versie van de factuur is de enige wettelijke factuur. De XML versie is gemakkelijk integreerbaar met uw boekhoudsysteem. De elektronische facturen worden gedurende de wettelijke periode van 7 jaar bewaard.

Kan ik mijn boekhouder toegang geven tot BTN e.invoice?

Om uw boekhouder toegang te geven tot alle elektronische facturen die u heeft ontvangen via BTN e.invoice kan u uw boekhouder een elektronische uitnodiging sturen. In het menu van BTN e.invoice heeft u de functie ‘Delen’. Als u daar het e-mailadres van uw boekhouder invult en bevestigt, kan u uw facturen elektronisch ter beschikking stellen van uw boekhouder. Het afprinten en toesturen van papieren kopies is dus overbodig.

Hoe lang zijn de wettelijk gearchiveerde facturen beschikbaar?

De wetgeving schrijft voor dat alle facturen gedurende 7 jaar bewaard moeten worden. U kan uw facturen dan ook gedurende 7 jaar raadplegen in BTN e.invoice. U hoeft de factuur niet op papier of lokaal op uw pc te bewaren. Bovendien draait het BTN e.invoice platform volledig ontdubbeld, waardoor uw facturen niet verloren kunnen gaan. Het platform voldoet bovendien aan zeer strenge veiligheidsnormen. Zo bent u er zeker van dat u altijd en op een veilige manier uw facturen kan raadplegen.

Top