faq
faq
Hieronder vindt u de meest gestelde vragen over het gebruik van uw MyUnifiedPost account.
Heeft u vragen over het aanmaken van een account, gelieve dan de help functie te raadplegen op de homepagina van MyUnifiedPost.
DOCUMENTEN BEKIJKEN EN BEHEREN
Hoe kan ik een document in pdf formaat bekijken?
Hoe kan ik een pdf document opslaan?
Hoe kan ik documenten opzoeken?
Hoe kan ik labels toekennen aan documenten?
Kan ik meerdere labels toekennen aan een document?
Hoe kan ik een label wissen?
Hoe krijg ik een overzicht van al mijn documenten nadat ik een zoekopdracht heb uitgevoerd?
Wat moet ik doen als ik per ongeluk een verzender heb gedesactiveerd (opt-out)?
ANDEREN TOEGANG GEVEN TOT MIJN DOCUMENTEN
Hoe kan ik een collega of mijn boekhouder toegang geven tot de documenten die ik ontvang?
Ik heb mijn document gedeeld met iemand anders. Hoe kan ik ervoor zorgen dat deze persoon geen toegang meer heeft tot mijn documenten?
WETTELIJKE FACTUREN
Wat is een elektronische of digitale handtekening?
Ik krijg de boodschap ‘Ten minste één handtekening is problematisch’ wanneer ik het PDF document open. Wat betekent dit?
Hoe kan ik een elektronische factuur wettelijk bewaren?
MIJN INSTELLINGEN
Hoe kan ik mijn taal wijzigen?
Hoe kan ik mijn paswoord wijzigen?
Hoe kan ik de frequentie van notificatie e-mails wijzigen?
-----------------------------------------------------------------------------------
DOCUMENTEN BEKIJKEN EN BEHEREN?
Hoe kan ik een document in pdf formaat bekijken?
Elk document is beschikbaar in pdf formaat. Klik op het pdf icoon helemaal rechts op het scherm om het document te openen. U moet beschikken over Acrobat Reader om de elektronische documenten in pdf formaat te kunnen bekijken. U kunt Acrobat Reader van Adobe gratis downloaden. Het programma wordt universeel gebruikt om pdf-bestanden in te lezen.
Hoe kan ik een pdf document opslaan?
Om een pdf document op te slaan, moet u eerst het document openen. Vervolgens kan u vanuit uw Acrobat Reader het document opslaan op uw computer of op een andere locatie.
Hoe kan ik documenten opzoeken?
Om een document terug te vinden, kan u bovenaan in het venster naast 'zoek' het woord ingeven waarop u wil zoeken. Vervolgens krijgt u een lijst van alle documenten die beantwoorden aan uw zoekopdracht.
Documenten die een label hebben, kan u eenvoudig opvragen door in het linkermenu te klikken op het label waarvan u een overzicht wenst. Om nadien terug alle documenten te zien klikt u bovenaan op 'toon alle' of in het menu op 'Inbox'.
Hoe kan ik labels toekennen aan documenten?
Labels toekennen is heel eenvoudig. Selecteer het bericht waaraan u een label wil toekennen door het vakje voor de verzender aan te vinken. Kies in het drop down menu het label dat u wenst toe te kennen. Het icoontje van het label verschijnt vervolgens achter de titel van het document.
Kan ik meerdere labels toekennen aan een document?
Documenten die in verschillende categoriën thuishoren, kunnen probleemloos meerdere labels krijgen. U herhaalt gewoon de stappen die u doet om één label toe te kennen.
Een label verwijderen doet u op dezelfde manier als een label toekennen. Selecteer het bericht waarvan u het label wil wissen door het vakje voor de verzender aan te vinken. Kies in het drop down menu het label dat u wenst te wissen. Het icoontje van het label is verdwenen.
Hoe krijg ik een overzicht van al mijn documenten nadat ik een zoekopdracht heb uitgevoerd?
Wanneer u een zoekopdracht hebt gedaan, ziet u enkel de documenten die aan uw zoekopdracht beantwoorden. Om opnieuw een overzicht te krijgen van al uw documenten, klikt u bovenaan op 'toon alle' of in het menu op 'Inbox'.
Wat moet ik doen als ik per ongeluk een zender heb gedesactiveerd (opt-out)?
Wanneer u een opt-out heeft gedaan, of een zender heeft gedesactiveerd, zullen uw documenten opnieuw via een ander kanaal afgeleverd worden (af te spreken met uw leverancier). Wenst u toch nog uw documenten te ontvangen via MyUnifiedPost, meldt dan aan en ga naar ‘Aanbieders’. Daar vindt u een overzicht van de niet-actieve verzenders. Niet-actieve verzenders, zijn de zenders waarvoor u een opt-out heeft gedaan. U kan eenvoudig klikken op de link ‘opt-in’. Zo zal u opnieuw documenten van deze zender ontvangen in MyUnifiedPost.
ANDEREN TOEGANG GEVEN TOT MIJN DOCUMENTEN
Hoe kan ik een collega of mijn boekhouder toegang geven tot de documenten die ik ontvang?
U kan collega’s of derden, zoals uw boekhouder, toegang geven tot de documenten die u van uw verzenders ontvangt in MyUnifiedPost. Ga in het menu naar ‘Delen’. Vul daar het e-mailadres in van de persoon die u toegang wenst te geven tot uw documenten en klik op ‘uitnodigen’.
De persoon komt in het overzicht van ‘Openstaande uitnodigingen’. De persoon die u heeft uitgenodigd zal een e-mail ontvangen met instructies om toegang te krijgen tot uw documenten.
Wanneer deze persoon de uitnoging met succes heeft aanvaard, komt hij in het overzicht te staan van ‘Aanvaarde uitnodigingen’.
Ik heb mijn document gedeeld met iemand anders. Hoe kan ik ervoor zorgen dat deze persoon geen toegang meer heeft tot mijn documenten?
U vindt een overzicht van de personen die toegang hebben tot uw documenten in het menu ‘Delen’ onder de titel ‘Aanvaarde uitnodigingen’. Om toegang te ontzeggen, klikt u op ‘remove’. Deze persoon zal dan niet langer toegang hebben tot uw documenten.
WETTELIJKE FACTUREN
Wat is een elektronische of digitale handtekening?
Een elektronische handtekening is een wettelijk geldig alternatief voor een handtekening op een papieren document. De digitale handtekening garandeert dat een document niet gewijzigd is tijdens de verzending en garandeert eveneens de identiteit van de verzender.
Ik krijg de boodschap ‘Ten minste één handtekening is problematisch’ wanneer ik het pdf document open. Wat betekent dit?
Elektronische facturen worden getekend met een elektronische handtekening om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor het verzenden van elektronische facturen. Ondertekening gebeurt ofwel door de verzender van het document ofwel door een partij die in opdracht van de verzender handelt. Wanneer UnifiedPost deze verantwoordelijkheid krijgt van de verzender vindt u de handtekening van UnifiedPost op het document.
De eerste keer dat u een getekend document raadpleegt, krijgt u wellicht de boodschap ‘Ten minste één handtekening is problematisch’. Dit komt omdat de identiteit van de verstrekker van het certificaat nog niet vertrouwd wordt door uw PDF viewer. Het enige wat u moet doen is eenmalig de identiteit van deze officiële certificaatverstrekker vertrouwen.
Lees op onderstaande web pagina hoe u de elektronische handtekening kan valideren:
http://www.unifiedpost.com/advanced-digital-signature
Hoe kan ik een elektronische factuur wettelijk bewaren?
Een factuur die u elektronisch ontvangt, moet u niet meer afprinten en op papier bewaren. Het volstaat om de elektronische factuur elektronisch op te slaan op uw computer of een andere elektronische drager.
U moet een factuur volgens de huidige wetgeving gedurende 7 jaar bewaren. Dit geldt zowel voor facturen die u op papier ontvangt als voor facturen die u elektronisch ontvangt.
MIJN INSTELLINGEN
Hoe kan ik mijn taal wijzigen?
U kan ten alle tijde de taal wijzigen waarin u werkt door bovenaan rechts te klikken op de taal naar keuze. Het systeem zal uw taalkeuze automatisch onthouden.
Hoe kan ik mijn paswoord wijzigen?
Klik in het menu op ‘Instellingen’. Onder het tabblad ‘wijzig uw paswoord’ kan u een nieuw paswoord instellen.
Hoe kan ik de frequentie van notificatie e-mails wijzigen?
Een notificatie e-mail brengt u op de hoogte wanneer u nieuwe documenten heeft ontvangen in MyUnifiedPost. Klik in het menu op ‘Instellingen’. Onder het tabblad ‘notificatie instellingen’ kan u een andere frequentie selecteren.